Kui kaua tuleb ettevõttel dokumente alles hoida? Enamik raamatupidamis- ja maksudokumente tuleb säilitada seitse aastat, kuid mõnele dokumendiliigile kehtivad oluliselt pikemad tähtajad. Alljärgnevalt on koondatud peamised säilitamise nõuded seaduse järgi.
Raamatupidamise algdokumendid — 7 aastat
Raamatupidamise algdokumente tuleb säilitada seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati.
Sama tähtaeg kehtib raamatupidamisregistritele, lepingutele, aruannetele ja muudele äridokumentidele, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks.
Pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud äridokumente tuleb säilitada seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist. Raamatupidamise sise-eeskirja säilitatakse seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist.
Elektrooniliselt loodud registreid tuleb ka säilitada elektrooniliselt ning andmete loetavus peab olema tagatud kogu säilitusaja jooksul.
Arved ja käibemaksudokumendid — 7 aastat
Maksukohustuslane peab säilitama kronoloogilises järjestuses väljastatud arvete koopiad ning soetatud kaupade ja saadud teenuste arved seitsme aasta jooksul nende väljastamise või saamise päevast. Arvel olev teave tuleb säilitada algsel kujul.
Kauba importimist tõendavad tollideklaratsioonid säilitatakse seitse aastat, arvates tolliformaalsustele järgneva kalendriaasta algusest.
Maksustamise seisukohast olulised dokumendid — 7 aastat
Kui seadus ei sätesta teist tähtaega, tuleb tehingute ja väljamaksetega seotud ning muid maksustamise seisukohast tähtsust omavaid dokumente säilitada vähemalt seitse aastat — toimiku puhul arvestatuna viimase sissekande tegemisele järgneva aasta 1. jaanuarist.
Töölepingud ja personalidokumendid — pikemad tähtajad
Tööandja säilitab töölepingu kirjaliku dokumendi töölepingu kehtivuse ajal ja kümme aastat töölepingu lõppemisest arvates.
Vanematele dokumentidele kehtivad erandid:
- enne 7.01.2001 lõpetatud töölepinguid ja lahkunud töötajate isikukaarte säilitatakse 75 aastat;
- 07.01.2001–01.07.2009 lõpetatud töölepinguid, isikukaarte ja väljavõtmata tööraamatuid säilitatakse 50 aastat.
Tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmeid säilitatakse 55 aastat.
Lõppenud juriidilise isiku dokumendid — 10 aastat
Lõppenud juriidilise isiku dokumendid antakse hoiule likvideerijale või kolmandale isikule ning neid säilitatakse kümme aastat, kui seaduses ei ole sätestatud teisiti.
Kokkuvõte
Enamik raamatupidamise ja maksudega seotud dokumente tuleb säilitada seitse aastat. Töölepingud säilitatakse kümme aastat pärast lõppemist, lõppenud juriidilise isiku dokumendid samuti kümme aastat. Üksikutele personalidokumentidele kehtivad eriti pikad, kuni 75-aastased tähtajad. Korras arhiiv tähendab, et vajadusel — näiteks maksukontrolli korral — leiad dokumendid kiiresti üles.
Soovid, et dokumendid oleksid algusest peale korras?
Aitan hoida sinu ettevõtte raamatupidamise ja dokumendid süsteemselt korras, et need oleksid vajadusel kiiresti leitavad. Vaatame koos üle, mis vajab korrastamist.
Küsi nõu → Said Maksuametilt kirja? Vaata maksukontrolli abi