Üks küsimus, mida ettevõtjad mulle sageli esitavad: kas võtta ettevõttesse oma palgaline raamatupidaja või osta raamatupidamisteenus sisse? Mõlemal valikul on oma koht, kuid otsus sõltub kahest põhilisest erinevusest, mida sageli ei osata arvesse võtta. Selgitan need ausalt lahti – nii, nagu need igapäevatöös päriselt välja näevad.
Variant 1: palgaline raamatupidaja
Kui palkad ettevõttesse oma raamatupidaja, on ta sinu käsutuses terve tööpäeva – näiteks 8 tundi päevas. Saad küsida, mida iganes sul mingil hetkel pähe tuleb, ja vastus tuleb kohe. See on mugav ja lihtne.
Miinus on kulu. Raamatupidajale tuleb maksta kuupalka ning sellega kaasnevad tööjõumaksud ja muud tööandja kulud. Väikeettevõtte jaoks on see sageli suur ja püsiv kulu – ka siis, kui tööd on parasjagu vähe. Palgaline raamatupidaja tasub end tavaliselt ära suurema ja ühtlase mahuga ettevõttes, kus on vaja pidevat ja kohest ligipääsu.
Variant 2: teenust osutav raamatupidaja
Kui tellid teenuse, maksad ainult tehtud töö eest – see on väiksem ja paindlikum kulu, mis sobib enamikule väikeettevõtetele. Aga siin on üks oluline tingimus: kogu info peab tulema sinult.
Teenust osutav raamatupidaja ei istu su kontoris ega tea, mis su ettevõttes päriselt toimub. Kõik selgitused arvetel olevate kulude kohta, info sõlmitud lepingute ja tehingute kohta – need pead sina talle edastama.
Toon näite. Sageli avastab teenust osutav raamatupidaja kuu arvel selgituse „Leping nr ...“, aga lepingut ennast või infot selle kohta ei ole ettevõtja saatnud. Raamatupidaja ei saa siis tööd korrektselt lõpetada enne, kui see info kohale jõuab.
Kõige suurem erinevus: kes peab olema teise jaoks olemas?
Siin ongi kahe variandi suurim vahe.
Kui palkad raamatupidaja, on tal kogu info kohapeal olemas – aga tema tahab kuupalka.
Kui tellid teenuse, pead sina võtma aja, koguma kokku kõik arved ja info ning saatma need raamatupidajale. Sellisel juhul pead sina olema raamatupidaja jaoks olemas. See ei ole halb ega hea – see on lihtsalt erinevus, mida tasub enne otsust teada.
Miks „saadan arved, anna teada kui midagi puudu“ ei toimi
Tihti näen olukorda, kus ettevõtja ütleb: „Saadan sulle arved. Kui midagi on puudu, anna teada.“
Kõlab loogiliselt, aga tegelikult tähendab see raamatupidajale lisatööd – ta peab hakkama puuduolevat infot taga ajama. Ja lisatöö eest tuleb tasuda. Nii kasvab su arve just seetõttu, et info tuli poolikult.
Teenust osutav raamatupidaja on planeerinud sinu ettevõtte raamatupidamise jaoks oma kalendris konkreetse päeva ja soovib töö sel päeval ära teha. Kui ta on palunud sul arved ja kogu info saata kindlaks kuupäevaks, siis selle tähtaja pidamine hoiab protsessi sujuva ja kulu väiksena.
Praktilised soovitused, kui ostad teenust sisse
- Saada arved ja kogu info kokkulepitud kuupäevaks – mitte siis, kui sulle meelde tuleb.
- Lisa arvetele selgitused ja seo need vastavate lepingute või tehingutega.
- Saada uued lepingud kohe, mitte alles siis, kui raamatupidaja neid küsib.
- Pea meeles lihtsat reeglit: mida korrastatum on su info, seda väiksem on su arve.
Kumb sinu ettevõttele sobib?
Palgaline raamatupidaja sobib, kui su ettevõte on suurem, tehinguid on palju ja ühtlaselt ning vajad pidevat, kohest ligipääsu. Teenust osutav raamatupidaja sobib enamikule väikeettevõtetele, kus maht on väiksem või kõikuv ja kus tahad maksta ainult tehtud töö eest. Peamine, mida enda jaoks selgeks teha: kas oled valmis ise info õigel ajal kokku koguma ja saatma – või tahad, et keegi oleks selleks pidevalt kohapeal.
Korduma kippuvad küsimused
Kumb on odavam?
Väikeettevõttele on teenus tavaliselt soodsam, sest maksad ainult tehtud töö eest ega kanna tööjõukulusid. Suurema ja ühtlase mahu korral võib oma raamatupidaja olla mõistlikum.
Kui palju aega pean teenuse puhul ise panustama?
Pead kord kuus koguma kokku arved ja kogu vajaliku info ning saatma need kokkulepitud tähtajaks. Mida korrastatum info, seda vähem aega ja raha kulub.
Kas teenust osutav raamatupidaja vastutab raamatupidamise eest?
Jah, oma töö osas – kuid ainult selle info põhjal, mille sina talle edastad. Seepärast on täielik ja õigeaegne info nii oluline.
Vajad selget ja ausat raamatupidamisteenust?
Kui kaalud, kumb variant sinu ettevõttele sobib, või soovid teenust, kus asjad on selged ja ausad – võta ühendust. Aitan sul leida lahenduse, mis sobib just sinu ettevõtte mahu ja vajadustega.
Võta ühendust → Või vaata lähemalt: raamatupidamisteenus